Ce que tout salarié doit savoir sur l’usage des outils numériques, la messagerie et l’IA
Ce que Generali surveille et pourquoi ?
Generali met en place un contrôle des outils numériques pour garantir :
- La sécurité des données et la protection contre les cyberattaques.
- La conformité aux réglementations internes et externes (RGPD, cybersécurité).
- L’usage professionnel des équipements et logiciels fournis.
💡 En clair : Tout ce qui passe par les outils de l’entreprise (PC, emails, Teams, logiciels, IA, internet) est potentiellement analysé et peut être soumis à un contrôle en cas de besoin.
Contrôle et Surveillance des Outils Numériques
Boîte Mail & Messagerie Teams
Surveillance active sur :
- Emails envoyés/reçus via votre adresse professionnelle.
- Volume et fréquence des envois (détection des partages massifs de documents).
- Contenus suspects ou inappropriés (phishing, fichiers illégaux, propos déplacés).
- Messages et fichiers partagés sur Teams (avec suivi des accès aux documents partagés).
Interdictions :
❌ Partager des données sensibles en dehors des circuits autorisés.
❌ Envoyer ou stocker des fichiers illégaux, inappropriés ou confidentiels hors cadre professionnel.
❌ Utiliser sa boîte mail pro à des fins personnelles excessives.
Postes de travail & Logiciels
Contrôle sur :
- Connexions aux logiciels et applications métier.
- Tentatives d’accès non autorisées à certaines applications.
- Téléchargements et installations de logiciels non validés par Generali.
Interdictions :
❌ Installer des logiciels ou outils non validés.
❌ Accéder à des plateformes ou applications non autorisées.
❌ Utiliser des dispositifs externes (clés USB, disques durs) sans autorisation.
Navigation Internet
Surveillance active sur :
- Sites visités, avec blocage automatique pour les sites à risque.
- Temps de connexion et accès aux plateformes sensibles.
Interdictions :
❌ Naviguer sur des sites à caractère illégal, inapproprié ou non conforme à un usage professionnel.
❌ Contourner les restrictions de sécurité mises en place.
Usage des Outils d’Intelligence Artificielle (IA)
Gros point d’attention sur :
- Utilisation des IA génératives : seul Copilot est autorisé. (N’utilisez pas d’autres outils d’IA qui ne sont pas formellement autorisés).
- Traitement et saisie de données professionnelles dans ces outils.
- Automatisation des tâches via scripts ou macros non validés.
Interdictions :
❌ Utiliser des IA sans validation pour des documents internes ou clients.
❌ Partager des informations confidentielles dans des outils externes.
💡 Conseil : Vérifiez avec votre service IT ou RH avant d’utiliser un outil IA !
Contrôles Spécifiques : Quand et Comment ?
Generali ne surveille pas chaque salarié en permanence, mais met en place des contrôles ciblés :
- Contrôles automatiques permanents (ex : anti-virus, filtrage internet, monitoring des accès).
- Audits ponctuels en cas de suspicion d’abus (ex : fuite de données, usage inapproprié).
- Vérifications sur signalement (ex : plainte, enquête interne).
💡 Important : L’employeur ne peut pas accéder aux mails personnels, mais peut analyser l’activité professionnelle liée aux outils mis à disposition.
Sanctions en cas de non-respect
Le non-respect des règles informatiques peut entraîner :
- Avertissement écrit.
- Suspension des accès informatiques.
- Procédure disciplinaire, pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave (ex : divulgation d’informations confidentielles, contournement des règles de cybersécurité).
💡 Bon à savoir : Un usage raisonnable des outils informatiques à des fins personnelles toléré, mais ne doit pas être excessif ni nuire à la productivité.
EN RÉSUMÉ : CE QUE VOUS DEVEZ FAIRE
- Utiliser les outils fournis uniquement à des fins professionnelles.
- Protéger vos identifiants et mots de passe.
- Respecter les consignes de cybersécurité.
- Vérifier avec IT/RH avant d’utiliser un nouvel outil, surtout en IA.
- Garder une utilisation raisonnable et conforme des outils numériques.
💡 Important : Pour vos élus CFDT, le télétravail a profondément transformé notre quotidien. Désormais, notre ordinateur professionnel est présent à la fois dans notre espace de travail et notre sphère privée, rendant les frontières plus floues.
Restez vigilants sur ce point ! Qui, de bonne foi, ne s’est jamais dit : « Mon enfant peut bien utiliser mon ordinateur professionnel pour faire une recherche scolaire, son propre appareil étant en panne ou déjà utilisé par un frère ou une sœur » ? Ou encore : « Je vais transférer un document sur ma boîte mail personnelle pour l’imprimer à la maison, car mon imprimante refuse de se connecter à mon PC pro » ?
Un autre enjeu majeur est la sécurité informatique, de plus en plus stricte en matière d’accès et d’authentification. Face à ces contraintes, la tentation peut être grande de chercher des solutions alternatives, parfois en empruntant des raccourcis non autorisés. Pourtant, ces pratiques, même anodines en apparence, peuvent exposer des données sensibles et constituer un risque pour la sécurité des systèmes.
Restez prudents, respectez les règles et travaillez en toute sérénité !
Besoin d’éclaircissements ? Consultez le service IT ou contactez la CFDT pour plus d’informations.